Al giorno d’oggi, con tutti gli ausili digitali disponibili, siamo diventati tutti super efficienti, e lavoriamo senza distrazioni e sfruttando sempre il nostro tempo nella maniera più efficace, giusto? Sbagliato! Forse non tutti se ne rendono conto, ma oggi sprechiamo gran parte del nostro tempo in modi che si potrebbero facilmente evitare. In questo articolo vediamo insieme qualche strumento che può aiutarti a tirare fuori il massimo dal tuo tempo ed eliminare gli sprechi.
Il tempo perduto
Un po' per cattive abitudini difficili da eliminare, un po' per la FOMO, l’ansia di perderci qualcosa che ci porta a guardare costantemente le notifiche sui nostri smartphone, oggi riusciamo, senza nemmeno rendercene conto, a sprecare una parte consistente del nostro tempo in distrazioni e compiti manuali che potrebbero essere più efficienti. Il modo migliore per combattere questo fenomeno è sicuramente quello di analizzare le nostre abitudini, ed andare ad eliminare tutte le cattive abitudini, ed è una cosa che sicuramente ti consiglio di fare.
Time management: come smettere di perdere tempo
Un altro modo per rendere più efficiente e produttiva la giornata, è darsi al Time Management. Trovi facilmente online moltissimo materiale su questa disciplina, sia come approccio teorico, che per quanto riguarda le tecniche da applicare. Ma per essere più pratici, quelli che oggi vengo a consigliarti sono 7 strumenti tra web application, software per computer e app per ottimizzare il tempo. Non tutti sono propriamente prodotti per il time management, ma ognuno in qualche modo può aiutarti a trarre il più possibile dal tuo tempo, specialmente se parliamo di una giornata lavorativa.
7 strumenti di Time Management (e non) per gestire al meglio il tuo tempo
Toggle Track
Fra tutti i tool in questa lista è probabilmente l'unico di tool di Time Management in senso stretto. Toggl Track ci permette di tracciare il tempo che dedichiamo ad ogni task, dividendolo per Task/Progetto/Cliente. Oltre a vedere in tempo reale quello che succede, settimanalmente ci consegna un report completo della settimana appena passata. E se non ti basta, puoi attivare la registrazione delle attività, che terrà traccia di tutto ciò che fai al pc. È ottimo per capire quali attività risucchiano il tuo tempo senza che tu te ne accorga mentre stai lavorando. Inoltre, una funzionalità che raccomando particolarmente, è il Pomodoro Timer, che se attivato, ti consiglierà ogni 25 minuti di prendere una pausa di 5, per mantenere al massimo la tua capacità di concentrazione. Il prodotto ha un ottimo piano gratuito, e lo puoi utilizzare direttamente dal tuo browser, oppure scaricare il software per il tuo pc, o anche per il tuo smartphone come app.
Approfondisci: Come gestisci il tuo tempo?
Usage Time
Quante volte sblocchi il telefono durante la giornata per leggere le notifiche? Quanto tempo perdi scorrendo il feed di instagram? Questo strumento serve proprio a questo. Usage Time è un’app per smartphone che una volta installata inizia a tenere traccia di tutto ciò che fate con il telefono: quante volte lo sbloccate in una giornata, quante ore lo utilizzate complessivamente, e quanto tempo dedicate singolarmente ad ogni app. Inoltre, vi permette di dare dei tempi limite all’uso delle app. Ad esempio, potete decidere di dare un limite di mezz’ora a quel giochino che vi sta facendo perdere il cervello ultimamente, per fare in modo che non consumi ore e ore della vostra giornata.
Trello
Trello non lo consiglierò mai abbastanza. Chi viene dai Kanban della metodologia Agile si sentirà a casa con questo prodotto. Trello è uno strumento di Project Management semplicissimo, che permette di organizzare bacheche con liste di schede. Ogni scheda può essere una task da risolvere, ma anche un appunto, un link da conservare, o qualunque altra cosa, in base a come organizzerai le bacheche. Trello è ottimo per organizzare il lavoro di un team, poiché permette di affidare le schede a una o più persone, dargli una scadenza, e aggiungere etichette.
Come aiuta nella gestione del tempo?
Innanzitutto scrivendo ogni task non ce ne perderemo nessuna per strada. In secondo luogo, se gestite un team, non distrarrete nessuno mandando email o comunicando a voce nuovi compiti o modifiche di stato: basterà aggiornare le schede sulla vostra bacheca. Et voilà.
Bitwarden
Un altro tool senza il quale non potrei vivere. Bitwarden è un gestore password, disponibile come programma per computer, estensione per browser, app e in versione web. Semplicemente ti permette di catturare nomi utente e password quando li inserisci, criptandole e conservandole per te. Inoltre ha un generatore password interno per generare password sicure in modo casuale. Nel piano a pagamento permette anche di condividere le credenziali che vuoi con il tuo team.
Google Drive
Beh, qua non c’è bisogno di presentazioni. Google Drive ti permette non solo di archiviare i tuoi documenti, ma di condividerli e modificarli in tempo reale, e vi mantiene anche un registro delle versioni.
In che modo ti aiuta ad essere più efficiente?
Niente passaggi di mail con 28 versioni diverse di un documento, nessuna confusione con le versioni che non combaciano se due persone modificano un file, condivisione rapida anche con persone esterne al team. In più, lavorare su Drive invece che avere i documenti in locale, ti permette anche di poter fare qualunque intervento da qualunque dispositivo, ovunque ti trovi, senza ogni volta passare file da un dispositivo all’altro.
Trascrizione Istantanea e Digitazione Vocale su Google Documents
Questa è una chicca. Fai lunghe riunioni con i clienti e non hai voglia di appuntare tutto? Oppure invece di mandarti una mail ti inviano 10 maledetti minuti di audio? Perfetto. Scarica sul tuo telefono Trascrizione Istantanea di Google, o se sei da pc, apri un documento google [in google drive!] e vai su Strumenti > Digitazione Vocale. Ora avrai una trascrizione in tempo reale di tutto ciò che viene detto. Impiegherai molto meno tempo e sarai molto più preciso nel mettere insieme le informazioni condivise, per non parlare dell’eventuale email di ricapitolo post-riunione.
Chocolatey
Questa è un'altra chicca poco conosciuta. Chocolatey è un gestore pacchetti per Windows, in pratica un sistema di gestione dei programmi installati. Se conoscete Linux, è un po' come portare apt-get o aptitude sul sistema operativo Microsoft. Il programma è da riga di comando, ma si impara in 30 secondi.
In che modo ti velocizza?
Molto facile. Innanzitutto se devo installare un nuovo programma non ho più bisogno di aprire il browser, cercarlo, trovare la pagina di download, scegliere la versione, scaricare, installare.
Apro il terminale di Windows [o meglio il Prompt dei comandi] e digito: choco install nome-programma
Fine.
Di tutto il resto si occupa choco. Ma la mia funzione preferita non è questa. I programmi vanno aggiornati periodicamente, e se abbiamo molti software sul nostro computer, questo significa passare un sacco di tempo a scaricare nuove versioni e installarle. Con choco io ho rimosso tutto questo processo. Il lunedì mattina entro in ufficio, apro il Prompt dei Comandi, e digito: choco upgrade all -Y E lui mi aggiorna tutto. Non solo ottimizza il tempo dedicato a una task ripetitiva, ma non rischio di dimenticare qualche programma che magari uso meno e che potrebbe diventare una falla di sicurezza perché non aggiornato per anni.
Con questo ho finito.
Fammi sapere se usi i tool presenti in questa lista, o se ne ho dimenticato qualcuno che dovrebbe assolutamente esserci. Ciao!
